De Heus
De Heus schaalt AI-gestuurde factuurverwerking op in Azië
Van handmatige data-invoer naar facturen verwerken in minder dan 30 seconden: hoe we financiële workflows automatiseerden en de basis legden voor internationale uitbreiding.
Hoe kan AI echt verschil maken in de dagelijkse bedrijfsvoering?
Voor De Heus ligt het antwoord in het omvormen van een tijdrovend handmatig proces tot een snelle, intelligente workflow. Door AI-gestuurde factuurscanning te integreren in de bestaande OVS-applicatie hielp Infodation De Heus de verwerkingstijd van facturen 7 tot 10 keer te verkorten, zonder bestaande werkwijzen te verstoren. Wat begon als een praktische oplossing in Vietnam, legt nu de basis voor internationale uitbreiding en laat zien hoe AI op schaal meetbare bedrijfsimpact kan leveren.
De resultaten in cijfers
facturen gemiddeld per maand verwerkt
voor AI-gestuurde extractie van factuurgegevens
voor factuurverwerking, inclusief controle en indienen door de medewerker
snellere factuurverwerking dan de vorige handmatige workflow
geschatte tijdsbesparing volgens de interne managementanalyse van De Heus*
in principe goedgekeurd voor internationale uitrol
*De gerapporteerde tijdsbesparing is gebaseerd op de interne analyse van De Heus. De exacte meetperiode en methodiek moeten nog worden bevestigd.
Minder handwerk in een bedrijfskritisch proces
Voor een internationale organisatie als De Heus zijn efficiënte financiële processen essentieel om de dagelijkse operatie soepel te laten verlopen.
In Vietnam maken zo'n 3.000 salesmedewerkers deel uit van een organisatie die gemiddeld 10.000 facturen per maand verwerkt.
Medewerkers dienen facturen voor onkosten en betaalverzoeken in via het bestaande OVS-platform. Voorheen betekende dit: een factuur uploaden en de relevante gegevens handmatig invoeren, zoals factuurnummers, datums, leveranciersnamen, belastingnummers, adressen en bedragen.
Hoewel het proces vertrouwd was, zorgde het voor veel administratief werk. Handmatige invoer was tijdrovend, repetitief en foutgevoelig. Onvolledige of onjuiste gegevens konden bovendien de daaropvolgende goedkeuringsprocessen vertragen.
De Heus wilde deze administratieve last verminderen met AI-gestuurde automatisering. Het vervangen van de bestaande applicatie of het veranderen van vaste werkwijzen was echter niet het doel. De uitdaging was om AI te introduceren in een bestaand, continu draaiend bedrijfssysteem, met behoud van nauwkeurigheid, performance en operationele continuïteit.
AI direct in bestaande workflows
Infodation ontwikkelde en implementeerde een AI Invoice Scanning-oplossing, volledig geïntegreerd in de bestaande OVS-applicatie van De Heus. De oplossing haalt automatisch de relevante informatie uit geüploade facturen en vult de bijbehorende velden in de applicatie. Voor medewerkers blijft het proces eenvoudig:
Uploaden
Upload een factuur in de vertrouwde OVS-omgeving.
AI-extractie
De AI haalt de benodigde factuurgegevens automatisch op en vult ze in.
Controleren
Controleer de vooraf ingevulde gegevens.
Indienen
Dien de factuur in voor verdere verwerking.
De AI-extractie zelf duurt ongeveer 5–7 seconden. Inclusief controle en indienen door de medewerker kost het proces minder dan 30 seconden per factuur.
Medewerkers blijven werken in dezelfde applicatie, met dezelfde schermen en vertrouwde processen. Er is geen aparte AI-applicatie nodig en geen uitgebreide training voor een nieuwe workflow.
Ontworpen voor nauwkeurigheid, performance en continuïteit
AI introduceren in een operationele bedrijfsapplicatie vraagt om meer dan het koppelen van een AI-model aan een bestaand systeem. De oplossing moest verschillende factuurlay-outs ondersteunen, relevante informatie nauwkeurig herkennen en betrouwbaar werken binnen de bestaande IT-omgeving van De Heus.
Infodation was verantwoordelijk voor de volledige oplevering: solution design, AI-configuratie en -optimalisatie, integratie, testen, deployment en doorlopende support.
De oplossing draait binnen de Microsoft Azure-omgeving van De Heus.
Tijdens de implementatie stonden drie eisen centraal
1. Nauwkeurige extractie bij verschillende factuurformaten
Facturen verschillen sterk in lay-out, structuur en de manier waarop leveranciersgegevens worden weergegeven.
Infodation optimaliseerde de AI-oplossing met echte facturen van De Heus om de nauwkeurigheid bij al deze variaties te verbeteren.
2. Snelle verwerking zonder de operatie te verstoren
De bestaande OVS-applicatie ondersteunt lopende bedrijfsactiviteiten en moet beschikbaar blijven.
De AI-integratie is ontworpen voor snelle responstijden, zonder bestaande workflows te onderbreken.
3. Operationele controle en terugvalopties
Het bestaande handmatige proces bleef beschikbaar naast de AI-functionaliteit. Indien nodig kon de AI-component binnen enkele minuten worden uitgeschakeld, zodat medewerkers facturen handmatig konden blijven verwerken.
Infodation biedt daarnaast onderhoud en support voor alternatieve AI-modellen. Zo kan De Heus inspelen op veranderingen in modelbeschikbaarheid, bijvoorbeeld wanneer een externe aanbieder een bestaand model uitfaseert.
Deze aanpak combineert automatisering met de continuïteit en controle die operationele bedrijfsomgevingen vereisen.
Snellere factuurverwerking en minder handmatige administratie
Na de implementatie ging de oplossing live in Vietnam en werd deze formeel geaccepteerd door De Heus. Na de eerste maand presenteerde het digitale team van De Heus de resultaten aan het management en de Raad van Bestuur. De interne analyse liet een forse verkorting van de verwerkingstijd per factuur zien.
Prestaties factuurverwerking
| Meting | Vóór AI | Met AI |
|---|---|---|
| Verwerking facturen medewerkers | Gemiddeld 210 seconden | Minder dan 30 seconden |
| Verwerking leveranciersfacturen | Gemiddeld 300 seconden | Minder dan 30 seconden |
| AI-data-extractie | Handmatige invoer | 5–7 seconden |
| Workflow medewerker | Uploaden en alle velden invullen | Uploaden, controleren en indienen |
Over facturen van medewerkers en leveranciers samen betekent dit een verbetering van de verwerkingssnelheid van ongeveer 7 tot 10 keer.
Meer dan 8.000 uur geschatte tijdsbesparing
In de interne managementanalyse van De Heus is ook de totale verwerkingstijd vóór en na de introductie van AI vergeleken.
| Factuurcategorie | Vóór AI | Met AI | Berekende besparing |
|---|---|---|---|
| Facturen medewerkers | 4.605 uur | 657 uur | 3.948 uur |
| Leveranciersfacturen | 4.916 uur | 491 uur | 4.425 uur |
| Totaal | 9.521 uur | 1.148 uur | 8.373 uur |
De analyse laat zien dat de administratieve werklast aanzienlijk kan worden verminderd.
De exacte meetperiode en onderliggende berekeningsmethodiek van deze totalen zijn nog niet bevestigd.
De voordelen gaan verder dan snellere invoer
Volgens De Heus levert het project veel praktische waarde op in de dagelijkse operatie.
Een eenvoudiger proces
Medewerkers uploaden, controleren en dienen in, in plaats van elk veld handmatig in te vullen. Zo kost het invoeren van gegevens in het systeem veel minder tijd.
Meer tijd voor analyse
De oplossing helpt medewerkers stap voor stap over te gaan van handmatig werk naar automatisering, zodat ze meer tijd overhouden voor diepgaande analyse.
Hogere nauwkeurigheid
Het automatisch invullen van factuurvelden verkleint de kans op handmatige invoerfouten en verhoogt de nauwkeurigheid in de operatie, terwijl de medewerker vóór het indienen blijft controleren.
Geen nieuwe applicatie
De Heus realiseerde deze verbeteringen zonder de bestaande applicatie te vervangen of de manier van werken fundamenteel te veranderen.
Het resultaat laat zien hoe AI de operationele efficiëntie kan verbeteren, met behoud van bestaande processen en controle over bedrijfskritische systemen.
Van veelbelovende resultaten naar een stabiele, schaalbare operatie
De eerste resultaten zijn bemoedigend en vormen een goede basis om de oplossing naar een fase van stabiele, efficiënte en schaalbare operatie te brengen. In de volgende fase richten De Heus en Infodation zich op twee prioriteiten.
Continuïteit van de operatie
Nu een AI-dienst deel uitmaakt van een bedrijfskritisch proces, moet de workflow 24/7 stabiel draaien. Dat vraagt om een passend Business Continuity Plan, met monitoring en een duidelijk plan van aanpak voor als de AI-dienst een storing of onderbreking heeft.
Dit bouwt voort op de waarborgen die er al zijn: het handmatige proces blijft beschikbaar en de AI-component kan binnen enkele minuten worden uitgeschakeld.
Financiële efficiëntie van AI
Naast het blijven verbeteren van de AI-kerntechnologie worden de tokenkosten gevolgd als belangrijke maatstaf. Die moeten binnen het budget blijven.
Zo wordt zichtbaar of AI in de praktijk echt waarde oplevert en of het gebruik ervan duurzaam is, ook wanneer de oplossing naar meer landen wordt uitgerold.
Van Vietnam naar vijf andere landen
De succesvolle implementatie in Vietnam vormt de basis voor een bredere internationale uitrol. De Heus heeft in principe goedkeuring gegeven om de oplossing uit te breiden naar vijf andere Aziatische markten.
- Filipijnen
- Zuid-Korea
- Cambodja
Implementatieactiviteiten en User Acceptance Testing (UAT) zijn al gestart.
- Myanmar
- India
De benodigde administratieve voorbereidingen zijn in volle gang.
Op het moment van de laatste projectupdate was nog geen van deze vijf markten live.
AI afstemmen op lokale eisen
Internationale uitbreiding brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. Factuurformaten, regelgeving en belastinggegevens verschillen per land, en de wensen van De Heus-bedrijven in de regio worden steeds diverser. Een oplossing die in de ene markt goed werkt, kan niet zomaar ongewijzigd in een andere markt worden uitgerold.
De uitrol omvat daarom het aanpassen en optimaliseren van de AI-oplossing voor lokale factuurformaten en belastingeisen. Het doel is voort te bouwen op de technologie en ervaring uit Vietnam en tegelijk ruimte te bieden aan landspecifieke verschillen.
Zo kan De Heus een bewezen aanpak opschalen, in plaats van voor elke markt een volledig nieuwe oplossing te ontwikkelen.
Een fundament voor bredere inzet van AI
Het factuurscanningproject opent ook het gesprek over een langetermijnaanpak voor AI binnen De Heus. Infodation verkent de mogelijkheid van een AI Center: een centrale aanpak voor het ontwikkelen, onderhouden en opschalen van AI-oplossingen binnen de hele organisatie. De ambitie is een omgeving waarin AI-toepassingen één keer worden ontwikkeld en vervolgens worden aangepast voor gebruik in meerdere landen en bedrijfsprocessen.
Mogelijke toekomstige kansen
Eigenaarschap en flexibiliteit van AI-modellen
Alternatieven verkennen voor AI-modellen van derden, waaronder modellen die door Infodation worden ontwikkeld en beheerd, voor meer flexibiliteit en controle.
Workflowoptimalisatie
Aanvullende kansen identificeren om repetitieve taken te automatiseren en de operationele efficiëntie in bestaande bedrijfsapplicaties te verbeteren.
Forecasting en beslissingsondersteuning
Onderzoeken hoe AI forecasting en besluitvorming binnen de bedrijfsvoering van De Heus kan ondersteunen.
Domeinspecifieke AI-toepassingen
Kansen verkennen voor AI-oplossingen die inspelen op uitdagingen die specifiek zijn voor diervoeding en aanverwante operationele processen.
Deze initiatieven maken deel uit van de langetermijnvisie en zijn nog niet als opgeleverde projecten vastgelegd.
De bredere ambitie is een duurzaam partnerschap waarin AI-oplossingen meetbare bedrijfsdoelen ondersteunen, in plaats van losstaande technologie-experimenten te blijven.
Waarom dit project ertoe doet
AI levert de meeste waarde op wanneer het onderdeel wordt van de dagelijkse bedrijfsvoering. Het De Heus-project laat zien dat organisaties niet per se bestaande applicaties hoeven te vervangen of vaste processen fundamenteel hoeven te herontwerpen om van AI te profiteren.
Door AI te integreren in een bestaand bedrijfsplatform hielp Infodation De Heus een concrete operationele uitdaging aan te pakken, met behoud van de betrouwbaarheid en continuïteit van de huidige systemen. De oplossing combineert geautomatiseerde data-extractie, controle door medewerkers, operationele waarborgen en integratie met bestaande software.
En nu de uitbreiding naar andere landen in gang is gezet, wordt de eerste implementatie in Vietnam het fundament voor een bredere internationale aanpak. Met 24/7-continuïteit en tokenkosten binnen budget als prioriteiten voor de volgende fase, ligt de nadruk op AI die niet alleen werkt, maar ook betrouwbaar en betaalbaar blijft op schaal. Het resultaat is een praktisch voorbeeld van de stap van AI-adoptie naar meetbare bedrijfsimpact.
Van AI-adoptie naar AI-impact
Bij Infodation helpen we organisaties om AI-kansen om te zetten in praktische, schaalbare softwareoplossingen. Door software engineering, systeemintegratie, architectuur en AI-expertise te combineren, ontwikkelen we oplossingen die aansluiten op bestaande bedrijfsomgevingen en meetbare operationele waarde opleveren. Of het nu gaat om het automatiseren van handmatige processen, het moderniseren van bestaande applicaties of het opschalen van AI in internationale operaties: we richten ons op oplossingen die in de praktijk werken.
Wil je AI integreren in je bestaande bedrijfssystemen?
Laten we samen verkennen hoe Infodation je kan helpen AI-kansen om te zetten in meetbare resultaten.
Bekijk ook:
Kikker Energie
Een revolutie in het energielandschap
De energiemarkt verandert snel. Digitalisering en automatisering spelen een grote rol in deze transitie. Kikker, een toonaangevende energieprovider, heeft samen met Infodation een innovatief all-in-one platform ontwikkeld. Dit platform helpt resellers en eindklanten met administratieve taken en stimuleert groei. Deze businesscase laat zien welke voordelen deze samenwerking biedt en wat de strategische waarde is.
Lees meer