Hallo × OneTrail × Infodation
Van 28 minuten naar 2 à 3 minuten
90% minder verwerkingstijd. 80% minder handmatige processtappen. 10× meer verwerkingscapaciteit. Meer dan 300.000 producten. 10 distributeurs. Eén volledig geautomatiseerd inkoopproces.
Eén volledig geautomatiseerd inkoopproces
Sinds juni 2026 verwerkt Hallo Nederland live bestellingen via een geautomatiseerd inkoopplatform, gebouwd door Infodation en aangedreven door OneTrail TPN™. Het platform verbindt 10 distributeurs en meer dan 300.000 producten in één geïntegreerd proces.
Het resultaat is een fundamentele verandering in de manier waarop Hallo hardware inkoopt. Wat voorheen een versnipperd, handmatig proces was dat zich afspeelde in verschillende leveranciersportalen, is nu een geïntegreerde workflow die rechtstreeks vanuit Salesforce wordt aangestuurd.
Inkoop werd een bottleneck
Hallo verkoopt hardware en aanverwante producten aan zakelijke klanten. Het verkoopproces verloopt via Salesforce, terwijl de inkoop plaatsvindt bij meerdere IT distributeurs, elk met hun eigen systemen, gegevensformaten en werkwijzen.
Voor de transformatie kon het plaatsen van een bestelling bestaan uit het handmatig controleren van voorraden, contact opnemen met een distributeur, aanmaken en versturen van een inkooporder, inloggen op leveranciersportalen om de bestelling te volgen, ophalen van verzendinformatie en uiteindelijk afstemmen van de leveranciersfactuur.
Een centraal, actueel overzicht van de volledige ordercyclus ontbrak. Sales, operations en finance moesten informatie uit verschillende systemen samenbrengen en handmatig met elkaar afstemmen.
Naarmate het aantal distributeurs en bestellingen toenam, groeide ook de operationele werkdruk. Een nieuwe distributeur aansluiten kon een afzonderlijk integratie en testtraject vereisen. Hierdoor werd het steeds lastiger om het inkoopproces op te schalen.
Eén verbonden inkoopproces
Hallo wilde afstappen van versnipperde inkoopprocessen en overstappen op één geïntegreerde, geautomatiseerde werkwijze.
Het doel was niet simpelweg om Salesforce met nog een API te verbinden. Het volledige inkoopproces voor hardware moest opnieuw worden ingericht, zodat productmanagement, sales, inkoop, operations en finance vanuit dezelfde informatie konden werken.
Het nieuwe proces moest de volledige keten ondersteunen:
- 01 Offerte
- 02 Klantorder
- 03 Slimme leveranciersselectie
- 04 Inkooporder
- 05 Orderbeheer
- 06 Verzending
- 07 Levering
- 08 Factuur
Alles binnen Salesforce, met automatische gegevensuitwisseling tussen Hallo, OneTrail en de aangesloten distributeurs.
Intelligente inkoop binnen Salesforce
Infodation heeft Salesforce opnieuw ingericht als het centrale platform voor het inkoopproces van Hallo. OneTrail TPN™ fungeert als verbindende schakel tussen Hallo en het netwerk van distributeurs.
De oplossing bestaat uit drie belangrijke componenten:
Salesforce
De centrale omgeving voor verkoop, inkoop en orderbeheer.
Azure middleware
Een gestandaardiseerde productdatabase, servicebus, fulfillment engine en monitoringlaag die de gegevensverwerking tussen systemen verzorgt.
OneTrail TPN™
Gestandaardiseerde XML-koppelingen voor orders, verzendberichten, facturen en productgegevens.
Dankzij deze architectuur werkt Hallo met meerdere distributeurs via één geïntegreerd proces, zonder voor iedere leverancier een afzonderlijke point to point integratie te hoeven onderhouden.
Van offerte tot levering, volledig geautomatiseerd
Het productmanagementteam van Hallo kan snel commerciële producten samenstellen op basis van de uitgebreide productinformatie van OneTrail. Honderdduizenden productaanbiedingen van verschillende leveranciers worden verrijkt, gecureerd en samengebracht onder unieke, gestandaardiseerde productrecords. Deze worden vervolgens beschikbaar gemaakt voor het salesteam, zodat medewerkers direct offertes kunnen opstellen.
Productupdates worden automatisch verwerkt. Voorraadgegevens worden ieder uur bijgewerkt, terwijl productlevenscyclusinformatie en prijzen dagelijks of wekelijks worden vernieuwd. Zo blijft het productaanbod actueel en sluit het beter aan op veranderingen in de markt.
Zodra een klant een offerte accepteert, start de verkooporder in Salesforce automatisch het inkoopproces. Een aanbevelingsengine ondersteunt vervolgens de selectie van de meest geschikte leverancier op basis van factoren zoals prijs, voorraadbeschikbaarheid en historische leverprestaties.
De inkooporder wordt automatisch via OneTrail TPN™ verstuurd. Bevestigingen, statusupdates, annuleringen en verzendinformatie worden vervolgens teruggekoppeld naar Salesforce. Medewerkers hoeven hiervoor niet langer handmatig verschillende leveranciersportalen te controleren.
Ook verzendberichten worden automatisch verwerkt. Trackinginformatie en serienummers per apparaat worden gekoppeld aan de juiste orderregel en voorraadregistratie. Tot slot worden leveranciersfacturen ontvangen, gevalideerd en automatisch gekoppeld aan de bijbehorende inkooporder.
Het resultaat is één centrale informatiebron voor productmanagement, sales, operations en finance.
De projecttijdlijn
De transformatie heeft geleid tot een geautomatiseerd inkoopproces dat sinds juni 2026 live in productie is.
-
01
Procesintegratie
Salesforce wordt ingericht als centraal platform voor het volledige inkoopproces.
-
02
Datastandaardisatie
Productinformatie van verschillende distributeurs wordt samengebracht in één gestandaardiseerd productmodel.
-
03
Automatisering
Orderverwerking, leveranciersselectie, orderstatussen, verzendinformatie en factuurverwerking worden geautomatiseerd.
-
04
Uitbreiding van het netwerk
10 distributeurs en meer dan 300.000 producten worden ontsloten via één geïntegreerd proces.
-
05
Livegang
Sinds juni 2026 verwerkt Hallo echte bestellingen via het nieuwe platform.
De resultaten: meetbare impact op de bedrijfsvoering
De nieuwe werkwijze levert concrete verbeteringen op in snelheid, capaciteit, inzicht en schaalbaarheid.
| KPI | Voorheen | Nu |
|---|---|---|
| Verwerking per orderregel | Circa 28 minuten | Circa 2 à 3 minuten |
| Handmatige processtappen | 100% | Circa 20% |
| Verwerkingscapaciteit | 1× | 10× |
| Aansluiten nieuwe leverancier | Circa 1 maand | Circa 1 minuut configuratietijd in Salesforce |
| Productaanbod | Verspreid over leveranciers | Meer dan 300.000 producten in één gestandaardiseerd overzicht |
| Voorraadupdates | Periodiek, afhankelijk van de leverancier | Ieder uur |
| Orderinzicht | Handmatige controles in leveranciersportalen | End to end inzicht in Salesforce |
90% efficiëntere orderverwerking
Een van de duidelijkste verbeteringen is de tijd die nodig is om een orderregel te verwerken. Waar dit voorheen ongeveer 28 minuten kostte, is dat nu teruggebracht tot circa 2 à 3 minuten.
Dit betekent ongeveer 90% minder verwerkingstijd en 80% minder handmatige processtappen. Hetzelfde team kan daardoor aanzienlijk meer werk verwerken, zonder dat de operationele inspanning in dezelfde mate hoeft toe te nemen.
De automatisering vermindert bovendien de hoeveelheid handmatige controles, gegevensinvoer en administratieve afstemming. Medewerkers besteden minder tijd aan het beheren van processen en meer tijd aan activiteiten die waarde toevoegen aan de organisatie.
Slimmere leveranciersselectie uit meer dan 300.000 producten
De automatisering stopt niet bij het plaatsen van een bestelling. De oplossing gebruikt actuele informatie uit het distributeursnetwerk om de leveranciersselectie te ondersteunen.
Meer dan 300.000 hardware en softwareproducten van 10 distributeurs worden centraal georganiseerd en automatisch bijgewerkt. Een aanbevelingsengine beoordeelt leveranciers op onder meer prijs, voorraad en leverprestaties.
Hierdoor hoeft de keuze niet langer af te hangen van de leverancier die een salesmedewerker toevallig het beste kent. Hallo kan actuele gegevens gebruiken om een passende inkoopbeslissing te ondersteunen. Dat biedt kansen om inkoopkosten te verlagen en tegelijkertijd de beschikbaarheid en leverprestaties te verbeteren.
Van 'Waar blijft mijn bestelling?' naar volledig inzicht
Voorheen betekende het achterhalen van de status van een bestelling vaak bellen met een distributeur of inloggen op een leveranciersportaal.
Nu is de volledige ordercyclus zichtbaar in Salesforce. Orderbevestigingen, statusupdates, annuleringen, verzendmeldingen, trackinginformatie en serienummers worden automatisch vastgelegd en gekoppeld aan de juiste registraties.
Sales, operations en finance werken daardoor vanuit dezelfde informatie, in plaats van afzonderlijke overzichten bij te houden.
Serienummers automatisch geregistreerd
Ook de traceerbaarheid van hardware is verbeterd. Waar serienummers bij binnenkomst voorheen handmatig konden moeten worden geregistreerd, worden ze nu automatisch uit het verzendbericht overgenomen en gekoppeld aan de juiste orderregel en voorraadregistratie.
Dit geeft Hallo beter inzicht in de herkomst en locatie van individuele apparaten en biedt een sterkere basis voor processen zoals retouren en RMA's.
Finance: automatische factuurmatching
De automatisering loopt door tot en met de factuurverwerking. Leveranciersfacturen worden ontvangen, gevalideerd en automatisch gekoppeld aan de bijbehorende inkooporders.
Hierdoor neemt de handmatige afstemming aanzienlijk af en beschikt finance over dezelfde transactiegegevens als sales en operations.
Van één maand naar één minuut: de AI first werkwijze van Infodation
De snelheid van deze transformatie is niet uitsluitend te danken aan de technische architectuur. Ook de NWOW, de New Way of Working van Infodation, speelde een belangrijke rol.
Deze werkwijze is AI first. Dat betekent dat AI structureel wordt ingezet bij het ontwerpen, ontwikkelen, testen en verbeteren van maatwerksoftware.
Hierdoor kan Infodation maatwerkfunctionaliteit sneller ontwikkelen en aanpassen dan met een traditionele ontwikkelaanpak. In combinatie met het gestandaardiseerde netwerk van OneTrail maakt dit het mogelijk om het inkoopplatform veel sneller uit te breiden.
Waar het aansluiten van een nieuwe distributeur voorheen ongeveer een maand kon kosten, kan de benodigde configuratie in Salesforce worden teruggebracht tot circa één minuut. Dit betreft de configuratietijd om een nieuwe leverancier te activeren. Zodra een distributeur aan het OneTrail netwerk wordt toegevoegd, stromen de gegevens automatisch door naar Hallo.
Dat is meer dan alleen een snellere integratie. Het betekent dat het inkoopplatform kan meegroeien met het tempo van de organisatie.
Gebouwd om op te schalen
Meer distributeurs. Meer producten. Meer bestellingen.
Zonder voor iedere groei een nieuw handmatig proces te creëren.
De architectuur is gebaseerd op een gestandaardiseerd productmodel. Productgegevens van aangesloten distributeurs worden volgens een gemeenschappelijk model verwerkt en beschikbaar gemaakt in Salesforce, zonder dat voor iedere leverancier opnieuw een volledig afzonderlijke productmapping nodig is.
De OneTrail architectuur biedt daarnaast een gestandaardiseerde XML berichtenlaag voor orders, verzendberichten, facturen en productbestanden. De middleware van Infodation verzorgt de verwerking tussen OneTrail en Salesforce.
Hierdoor kan Hallo nieuwe distributeurs aansluiten en het aantal producten en bestellingen uitbreiden, zonder de volledige integratiearchitectuur opnieuw te moeten opbouwen.
De bedrijfsimpact in één overzicht
circa 90% minder verwerkingstijd per orderregel.
minder handmatige controles, gegevensinvoer en administratieve afstemming.
meer bestellingen verwerken zonder een evenredige toename van de operationele werkdruk.
één gestandaardiseerd productoverzicht over het aangesloten distributeursnetwerk.
één geïntegreerd inkoopproces binnen Salesforce.
actuelere informatie als basis voor inkoopbeslissingen.
de configuratiestap in Salesforce om een nieuwe leverancier te activeren.
het platform verwerkt echte bestellingen in productie.
Eén platform. Eén proces. Eén centrale informatiebron.
De case van Hallo laat zien wat er mogelijk wordt wanneer connectiviteit, automatisering en procesontwerp als één geheel worden benaderd, in plaats van als afzonderlijke IT projecten.
OneTrail verbindt Hallo met het netwerk van distributeurs. Infodation vertaalt die connectiviteit naar een geautomatiseerd inkoopproces binnen Salesforce.
Voor Hallo betekent dit een inkooporganisatie die sneller werkt, meer inzicht heeft en klaar is voor verdere groei.
Het resultaat is niet simpelweg een betere integratie. Het is een fundamenteel andere manier om hardware in te kopen.
- Van handmatige inkoop naar intelligente leveranciersselectie.
- Van versnipperde systemen naar één verbonden proces.
- Van 28 minuten naar 2 à 3 minuten.
Wil je jouw inkoopproces automatiseren?
Laten we samen verkennen hoe Infodation connectiviteit omzet in een geautomatiseerd proces binnen jouw bestaande systemen.
Bekijk ook:
Hallo
Geïntegreerd Platform voor Hallo
Een frictieloze ervaring bieden aan klanten en medewerkers. Dat wilde Hallo, een toonaangevende telecomretailer door hun digitale dienstverlening te optimaliseren. Infodation ontwikkelde een intergratieplatformd dat Salesforce, Entra-ID en het webkanaal naadloos verbindt. Dankzij Single Sign-On (SSO) met Entra-ID en een directe koppeling met Salesforce verlopen commerciële processen nu efficiënter, waardoor klanten moeiteloos kunnen navigeren en medewerkers zich kunnen richten op wat écht belangrijk is.
Lees meer