De uitdaging
Het procurementproces van Hallo was sterk afhankelijk van handmatig werk. Medewerkers moesten:
- Meerdere leveranciers raadplegen voor prijzen en beschikbaarheid.
- Voorraadniveaus handmatig vergelijken.
- Purchase Orders aanmaken in leveranciersportalen.
- Bestellingen monitoren via verschillende systemen.
- Salesforce handmatig bijwerken gedurende het proces.
Naast dat deze werkwijze veel tijd kostte, maakte het het moeilijk om bestellingen volledig te volgen en vergrootte het de kans op fouten. Er was geen compleet overzicht van het gehele procurementproces binnen Salesforce.
De oplossing
Samen met Hallo hebben we eerst het nieuwe businessproces ontworpen, voordat we dit vertaalden naar een technische oplossing. Het resultaat is een volledig geïntegreerd procurementplatform binnen Salesforce.
De oplossing combineert marktdata van negen verschillende leveranciers in één overzicht, werkt productbeschikbaarheid continu bij en geeft aanbevelingen voor de meest geschikte leverancier op basis van prijs, voorraadbeschikbaarheid en leverprestaties. Daarnaast wordt de volledige lifecycle van een Purchase Order geautomatiseerd.
Vanaf het moment dat een bestelling wordt geplaatst tot aan de levering wordt iedere statusupdate automatisch gesynchroniseerd met Salesforce. Hierdoor hebben gebruikers volledige inzicht en controle over het proces.
De resultaten
De impact werd direct zichtbaar na de livegang.
- 90% snellere verwerking van Purchase Orders. Het indienen en monitoren van een Purchase Order duurt nu minder dan 3 minuten, tegenover ongeveer 28 minuten in de oude situatie.
- 80% minder handmatige processtappen, waardoor administratieve werkzaamheden sterk zijn verminderd.
- Hogere efficiëntie. Gebruikers kunnen aanzienlijk meer Purchase Orders verwerken binnen dezelfde tijd.
- Betere besluitvorming. In plaats van te vertrouwen op persoonlijke voorkeur of ervaring ontvangen gebruikers datagedreven aanbevelingen voor leveranciers op basis van actuele marktinformatie.
- Meer inzicht en transparantie. Iedere Purchase Order kan direct vanuit Salesforce worden gevolgd gedurende het volledige procurementproces.
- Minder risico op fouten. Automatisering verwijdert repetitieve handmatige taken en zorgt voor een consistenter proces.
Door de combinatie van automatisering, realtime data en intelligente aanbevelingen kan Hallo sneller werken, betere sourcingbeslissingen nemen en klanten een betrouwbaarder procurementproces bieden.
Wat we hebben geleerd
Een belangrijke les uit dit project is dat succesvolle digitale transformatie niet alleen draait om het bouwen van software. Het gezamenlijk ontwerpen van het juiste businessproces met de klant bleek minstens zo belangrijk.
Daarnaast heeft dit project opnieuw het belang van domeinkennis bevestigd. Een diep begrip van procurementprocessen hielp om een oplossing te ontwikkelen die echte businessuitdagingen oplost, in plaats van alleen een bestaand handmatig proces te digitaliseren. Door vanaf het begin expertise uit een specifieke branche of domein te betrekken, kan er meer waarde worden geleverd voor de klant.
Vooruitblik
Dit project heeft procurement getransformeerd van een versnipperde, handmatige workflow naar een verbonden en intelligent proces. Naast de directe efficiëntiewinst biedt de oplossing Hallo een schaalbare basis voor verdere optimalisatie en toekomstige innovaties binnen sales en procurement.
